個人情報保護方針

 

エスピック(以下、「当社」という。)は、情報サービス事業者として取扱う個人情報(個人番号を含む。以下同じ)の重要性を良く認識し、当社での個人情報保護マネジメントシステム(PMS)定着への活動を日々推進しています。当社は、個人情報の保護に関する法律を遵守し、個人情報を取扱う事業者としてなすべきことについて、次の方針を掲げます。

  1. 当社は、情報サービスに関する事業で取扱う個人情報並びに雇用等において取扱う個人情報の特定された利用目的の範囲の中で個人情報の適切な取得・利用・提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行わないこと及びそのための措置を講じます。
  2. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
  3. 当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止を行い、不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を保護します。
  4. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談対応への内部規程を定め、苦情及び相談に対応します。
  5. 当社は、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)の継続的改善を行います。

2015年10月1日改訂

2008年4月1日改訂

2005年6月1日制定


株式会社エスピック

代表取締役社長 島 至

個人情報の取り扱いについて

個人情報保護法に基づく公表事項

   当社の保有する個人情報に関し、個人情報保護法(以下、「法」といいます。)で公表等が義務付けられている事項について以下のとおり公表いたします。

1.個人情報取扱事業者の名称

    株式会社エスピック

2.個人情報保護管理者の名前

    システム第一事業部事業部長 白川 満貴

3.個人情報を取得する際に利用目的の公表等に関する事項

(1)個人情報を取得する場合の利用目的は次のとおりです

  • 当社の事業に関連する業務上の連絡
  • 当社の情報処理サービス事業に関連する契約の履行(商品・サービス・保守サービスの提供等)
  • 当社の事業に関連する当社が取り扱う商品・サービスに関するご案内、アンケート調査の依頼
  • 当社の事業に関連するご請求による資料・ご購入いただいた製品等の送付
  • 当社の事業に関連する当社が開催(主催、共催、協賛)するセミナー・展示会に関するご案内
  • 当社の事業に関連するお客様からのお問い合わせまたはご依頼等への対応
  • 当社の従業者情報の人事労務管理及び経理、総務等の業務上の確認及び事業に関する要員管理等
  • 採用応募者情報の採用選考に関わる連絡、情報提供及び事務
  • 当社の出版物の販売に伴う発送管理業務
  • その他業務上必要な連絡

(2)当社が第三者から委託された個人情報の利用目的について

   1. 委託契約で定められた業務の範囲内での取扱い
    ※上記については、当社では開示等の権限はありません。

4.「個人情報」の利用目的に関する事項

(1)利用範囲

  • 当社の個人情報は定款に定める事業の範囲内で利用いたします

(2)利用目的(個人番号及び特定個人情報を除く)
   当社の個人情報は以下の目的で利用いたします。

  • 当社の事業に関連する業務上の連絡
  • 当社の情報処理サービス事業に関連する契約の履行(商品・サービス・保守サービスの提供等)
  • 当社の事業に関連する当社が取り扱う商品・サービスに関するご案内、アンケート調査の依頼
  • 当社の事業に関連するご請求による資料・ご購入いただいた製品等の送付
  • 当社の事業に関連する当社が開催(主催、共催、協賛)するセミナー・展示会に関するご案内
  • 当社の事業に関連するお客様からのお問い合わせまたはご依頼等への対応
  • 当社の従業者情報の人事労務管理及び経理、総務等の業務上の確認及び事業に関する要員管理等
  • 採用応募者情報の採用選考に関わる連絡、情報提供及び事務
  • 当社の出版物の販売に伴う発送管理業務
  • その他業務上必要な連絡

(3)利用目的(個人番号及び特定個人情報)
   当社が取得し保有する特定個人情報は、番号法で定める個人番号関係事務の範囲で利用致します。
   なお、特定個人情報とは個人番号(マイナンバー)を含む個人情報をさします。 

  • 当社従業員等及びその扶養親族に係る特定個人情報
      源泉徴収作成事務
      健康保険・厚生年金保険・厚生年金基金に関する届出、申請、請求事務
      雇用保険・労災保険に関する届出、申請、請求事務
  • 当社の株主の皆さまに係る特定個人情報
      配当、剰余金の分配、金銭分配及び基金利息の支払調書を含む法定調書作成事務
  • お取引先の皆さま(税理士、社会保険労務士、不動産オーナー、研修講師等)に係る特定個人情報
      報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書を含む法定調書作成事務
      不動産の使用料等の支払調書を含む法定調書作成事務
  • お取引先から委託を受けた特定個人情報
      当社の事業におけるお取引先との契約履行等

第三者への提供について

 当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、取得した個人情報を、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。なお、業務委託先への預託の場合は第三者への提供に当たりません。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

業務の委託について

 当社は、利用目的を達成するために必要な範囲において業務を委託することがあります。業務の委託に伴い、必要な範囲において当社が取得した個人情報を預託することがあります。この場合、当社が定めた基準を満たす者を委託先として選定するとともに、個人情報の取り扱いに関する締結や適切な監督を行います。

個人情報を与えることの任意性および当該情報を与えなかった場合に生じる結果

 当社が個人情報を取得する項目は、すべて「ご本人の意思」によってご提供いただくものです。但し、必要な項目をご提供頂けない場合は、当社の利用目的内のご案内・お問合わせの回答・サービス事業の提供に支障が生じる可能性があります。

ウェブサイトでの情報の取り扱いについて

 本人が容易に認識できないクッキー(Cookie)などの技術的方法を用いて個人情報を取得することはありません。

共同利用について

当社は取得した個人情報を共同利用することはいたしません。

苦情等の受付窓口に関する事項

1.個人情報の取扱いに関する苦情・相談及び事故等の申し出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談及び事故等については、下記までお申し出ください。

  • 郵便の場合
    〒130-0026 東京都墨田区両国2-10-14 両国シティコア
    株式会社エスピック 総務部 個人情報ご相談窓口
  • 電話の場合
    株式会社エスピック 総務部 個人情報ご相談窓口
    TEL: 03-5625-3820
    受付時間:平日9:00〜12:00、13:00〜17:30(年末年始を除く)

2.当社の所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の申し出先

  • 認定個人情報保護団体の名称
    一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  • 苦情の解決の申出先
    個人情報保護苦情相談室
    <住所>〒106-0032
    東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
    <電話番号>03-5860-7565 / 0120-700-779
    【当社(エスピック)の商品・サービスに関する問合わせ先ではございません】

個人情報の開示等について

1.開示等の請求の対象となる個人情報について

 開示、訂正等、利用停止等及び利用目的の通知(以下、「開示等」といいます。)のご請求にあたっては、下記までお申し出ください。

※以下に該当する場合は、法における開示等の対象外となりますのであらかじめご了承ください。

(1)開示等をすることで、本人若しくは第三者の生命、身体若しくは財産に危害が及ぶおそれのあるもの
(2)開示等をすることで、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
(3)開示等をすることで、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
(4)開示等をすることで、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

2.開示等の対象範囲

 開示の対象となる個人情報の範囲は、ご本人の氏名、住所、当社の利用目的のほか、当社が取得し現に保有する「個人情報」のみとします。

3.開示等の請求先

 開示等の請求を行う場合は、後記4〜6の定めに従い、当社所定の申請書に本人確認のために必要な書類及び開示手数料(開示又は利用目的の通知のご請求の場合のみとし、訂正等及び利用停止等のご請求の場合には当該手数料は不要。)1,050円分の郵便切手を同封のうえ、下記に記載の宛先に郵便でご請求ください。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいただければ幸いです。

〒130-0026 東京都墨田区両国2-10-14 両国シティコア
株式会社エスピック 総務部 個人情報ご相談窓口

※直接当社にご来訪いただいての請求はお受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。

4.開示等のご請求に際してご提出いただく書面等

 ご本人が開示等の請求を行う場合は、下記(A)の申請書をダウンロード・印刷していただき、所定の事項を記入しご本人の署名押印のうえ、本人確認のための下記(B)の書類を同封し、前述3の当社「個人情報ご相談窓口」宛に郵便でご請求ください。なお、代理人による請求の場合は、「5. 代理人による開示等のご請求に際してのご提出いただく書面(様式)等」を参照願います。

(A)「個人情報の開示等に関する請求書」

※こちらのPDFを印刷し、必要事項をご記入下さい。

※こちらのPDFを印刷し、必要事項をご記入下さい。 (30.8KB)

PDFファイルをご覧になるには、Adobe® Reader®が必要です。


※1 印刷・コピー代、本人確認書類の取得費、郵送料等の申請に要する諸経費は、すべてご本人負担とさせていただきますので、あらかじめご了承ください。
※2 申請書は当社所定のものに限るものとし、それ以外の書式では一切お受けすることができませんので、あらかじめご了承ください。
※3 開示等の請求に際して提出いただいた書面は返却いたしません。なお、本人確認書類は、本人確認後、文書により回答させていただく際に同封して返却いたします。
※4 各申請書に必要事項の未記入、誤記入又は不鮮明な箇所等があった場合その他、記載の不備により手続きができない場合は、その旨当社から申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡申し上げます。なお、ご連絡から2週間以内に再度のご提出がない場合(未着の場合も含む。)は、開示等のご請求がなかったものとみなし、既にご送付いただき、当社でお預かりしている申請書及び書面等一式につきましては、ご送付いただいた住民票記載のご住所宛(住民票が未送付である場合等は申請書記載のご住所宛)に当社から書留(本人限定受取郵便)でご返送させていただきますので、あらかじめご了承ください。

(B)本人確認のための書類

以下の書類を同封してください。

  1. ご本人の住民票の写し又は外国人登録証明書の登録原票記載事項証明書(転居した場合は除票等の転居履歴が確認できる書類を含む。)
  2. 以下のいずれか1点の複写機によるコピー(いずれもご本人の氏名の記載がある部分のコピーをお願いいたします。)
    • 運転免許証(本籍地住所は不要)
    • 旅券(パスポート)
    • 各種健康保険の被保険者証(診療録部分は不要)

5.代理人による開示等のご請求に際してのご提出いただく書面(様式)等

 開示等のご請求を行う方が、ご本人の法定代理人、又はご本人から委任された代理人である場合は、前記4.(A)の申請書と(B)の本人確認のための書類に加えて、下記の書類(CまたはD)を同封してください。

(C)法定代理人の場合・・・以下1.2.3.

(1)法定代理権があることを確認するための書類

  1. ご本人の住民票の写し又は登記事項証明書(後見登記等に関する法律第10条に規定する登記事項証明書)
(2)法定代理人本人であることを確認するための書類
  1. 法定代理人の住民票の写し又は外国人登録証明書の登録原票記載事項証明書(転居した場合は除票等の転居履歴が確認できる書類を含む。)
  2. 以下のいずれか1点の複写機によるコピー(いずれもご本人の氏名の記載がある部分のコピーをお願いいたします。)
    • 運転免許証(本籍地住所は不要)
    • 旅券(パスポート)
    • 各種健康保険の被保険者証(診療録部分は不要)

(D)委任による代理人の場合・・・以下1.2.3.4.

(1)代理権があることを確認するための書類
  1. 当社所定の委任状(ご本人の実印を押印したもの)
  2. ご本人の印鑑登録証明書 1通
※1. 当社所定の委任状PDF

※1. 当社所定の委任状PDF (150.8KB)

PDFファイルをご覧になるには、Adobe® Reader®が必要です。


(2)代理人本人であることを確認するための書類
  1. 代理人の住民票の写し又は外国人登録証明書の登録原票記載事項証明書(転居した場合は除票等の転居履歴が確認できる書類を含む。)
  2. 以下のいずれか1点の複写機によるコピー(いずれもご本人の氏名の記載がある部分のコピーをお願いいたします。)
    • 運転免許証(本籍地住所は不要)
    • 旅券(パスポート)
    • 各種健康保険の被保険者証(診療録部分は不要)

※1 申請者が法定代理人又は委任による代理人のいずれの場合でも、開示等のご請求に対する回答書面等(不開示の場合の通知書面を含む。)は、開示等の対象者ご本人を受取人としてご提出いただいた住民票記載のご住所宛に当社から書留(本人限定受取郵便)で郵送いたします。
※2    代理権確認資料(代理人の本人確認資料も含む。)の不足又は不備により手続きができない場合等は、その旨当社から申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡申し上げます。なお、ご連絡から2週間以内に再度のご提出がない場合(未着の場合も含む。)は、開示等のご請求がなかったものとみなし、既にご送付いただき当社でお預かりしている申請書及び書面等一式につきましては、ご送付いただいた住民票記載のご住所宛(住民票が未送付である場合等は申請書記載のご住所宛)に当社から書留(本人限定受取郵便)でご返送させていただきますので、あらかじめご了承ください。
※3    郵便トラブルにつきましては、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は何らの責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。
※4    手数料が不足していた場合又は同封されていなかった場合は、開示等のご請求がなかったものとみなし、その旨当社から申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡のうえ、既にご送付いただき当社でお預かりしている申請書及び書面等一式につきましては、ご送付いただいた住民票記載のご住所宛(住民票が未送付である場合等は申請書記載のご住所宛)に当社から書留(本人限定受取郵便)でご返送させていただきますので、あらかじめご了承ください。

6.訂正請求及び利用停止等の請求の場合

 個人情報を特定していただいたうえで、訂正及び利用停止をご請求いただく場合は、手数料は無料です。

※「個人情報」を特定していただけませんと、訂正及び利用停止に相当のお時間をいただくか、あるいは訂正及び利用停止ができない場合がありますので、あらかじめご了承ください。

7.開示等手続きの開始

 前記の手続きに従い、開示等のご請求に際してご提出いただく所定の書面等がすべて「個人情報ご相談窓口」に到着し当社が受領した時をもって、開示等手続きが開始されるものとします。

8.開示等のご請求に対する回答方法

 ご提出いただいたご本人の住民票記載のご住所宛に、書留(本人限定受取郵便)により書面で回答申し上げます。

※1 「本人限定受取郵便」は、郵便物の受取りに際し、郵便局から受取人宛に連絡があり、本人確認のうえ受取人のご住所又は所定の郵便局で当該郵便物を受け取ることができる制度です。詳細は郵政事業株式会社にお問い合わせください。
※2    申請者が法定代理人又は委任による代理人のいずれの場合でも、開示等のご請求に対する回答書面等(不開示の場合の通知書面を含む。)は、開示等の対象者ご本人を受取人としてご提出いただいた住民票記載のご住所宛に郵送しますので、あらかじめご了承ください。
※3    開示等手続きの開始からご回答までは、少なくとも2週間は日数をいただいております。なお、窓口の混雑等、当社の業務上やむを得ない事情がある場合は、2週間以上の日数をいただく場合もありますので、あらかじめご了承ください。
※4    郵便トラブルにつきましては、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は何らの責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。

9.個人情報の不開示について

 下記の場合は開示等のご請求をいただいても不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して書面等でご通知申し上げます。この場合、不開示を決定した場合の通知書面等のご送付につきましては、「8. 開示等のご請求に対する回答方法」の定めに準ずるものとします。なお、不開示の場合についても所定の手数料をいただきますので、あらかじめご了承ください。

  • 申請書に記載されているご住所、本人確認のための書類に記載されているご住所、当社の個人情報に登録されているご住所が一致しない場合等、ご本人からのご請求であることの確認ができない場合
  • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • ご提出いただいた申請書類に不備があった場合(不備があり、当社からご連絡しても再提出いただけなかった場合も含む。)
  • 開示をご請求いただいた個人情報が開示対象個人情報に該当しない場合
  • 本人若しくは第三者の生命、身体若しくは財産に危害が及ぶおそれがある場合
  • 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある場合
  • 国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがある場合
  • 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれがある場合

10.従業者からの個人情報の開示等の請求について

 従業者からの開示等の請求に対しても、本手続きに準ずるものとします。ただし、手数料は徴収しません。

11.開示等のご請求に関して取得した個人情報の「利用目的」

 開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書、本人確認書類等の個人情報は、本人確認、個人情報の登録情報との照合、開示等のご請求に関するご本人との連絡又はご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示等のご請求への対応に必要な範囲でのみ取り扱います。

(2015年10月1日)

当社の個人情報に関する問い合わせ先

株式会社エスピック 総務部 個人情報ご相談窓口
TEL: 03-5625-3820 FAX: 03-5625-3825
メール: p-info@spic.co.jp